Leveranciers zijn ratten

Bij een aantal opdrachtgevers leeft het beeld dat leveranciers, met name die op het gebied van IT dienstverlening, ratten zijn. Alleen maar uit op eigen gewin en zonder oog voor de belangen van de opdrachtgever. Ik begrijp dat beeld wel, maar ik ben het er niet mee eens. En dat komt niet omdat ik voor een IT dienstverlener werk. Het gedrag dat door opdrachtgevers soms als ratten-gedrag betiteld wordt is namelijk vooral een gevolg van wat de opdrachtgever vraagt. Het is tijd om dat even recht te zetten. Vandaag mag ik op het seminar van Strategic Proposals mijn ervaringen delen om te komen tot een winnende prijs bij een aanbesteding.

 

Rattengedrag

Het algemene beeld van de rat is niet erg positief. Eigenlijk is dat vreemd, want voor een knaagdier is een rat juist uitermate intelligent. Een rat begrijpt zijn omgeving en handelt daarnaar. Een specialisme van de rat is de uitweg uit een doolhof vinden als er buiten dat doolhof eten op hem wacht. Het eten, dat is waar het om draait. Het doolhof is daarbij het enige gegeven waar hij rekening mee houdt. Wat dat betreft kan ik het bijna als compliment gaan zien om met een rat vergeleken te worden. Binnen de regels van een aanbesteding halen wij leveranciers alles uit de kast om de aanbesteding te winnen, zeker bij opdrachten waarbij maar één winnaar geselecteerd wordt.

 

Er zijn vanuit de hoek van de inkoop een aantal mensen die dit ook zien en opdrachtgevers het advies geven om goed na te denken over de reacties van de leveranciers op hun aanbesteding en daar het doolhof op te bouwen. Goede voorbeelden daarvan zijn de presentatie van Joost Haverkate (Combined Business Power) op het Procurement Seminar van Harvey Nash afgelopen november en de presentatie van professor Jan Telgen (Universiteit Twente) op het iBestuur Congres in januari. Met name de laatste ziet dat via allerlei (om)wegen veel aanbestedingen uiteindelijk vooral gaan om de laagste prijs. De laagste prijs verhoudt zich vaak slecht met een gezonde bedrijfsvoering van de leverancier en de gevraagde kwaliteit. Leveranciers proberen daarom alles uit de kast te halen om volgens de spelregels van de aanbesteding de laagste prijs te bieden, maar er wel een boterham mee te verdienen.

 

Rattenstreken

Om financieel gezond te winnen kunnen een aantal van de onderstaande "rattenstreken" worden toegepast.

 

Financial Engineering

Om een project uit te voeren waarbij de kosten eerst gemaakt worden en pas achteraf de rekening mag worden gestuurd heeft een leverancier werkkapitaal nodig. Het financieren hiervan kost geld. Door zo vroeg mogelijk factureringsmomenten te creëren en kosten zo laat mogelijk te maken kan de leverancier de hoeveelheid te financieren werkkapitaal beperken en deze besparing gebruiken om een lagere prijs te vragen. Goed nadenken over de deliverables waar een factuur aan hangt kan de kostprijs drukken.

 

Verdelen van vaste en variabele kosten

Door te schuiven met vaste en variabele kosten kun je als leverancier een hefboom creëren om op de lange termijn meer opbrengst te genereren. Op het beoordelingspunt scoren alle opties precies gelijk, maar als het contract verlengd wordt is de opbrengst van het optimale scenario bijna drie keer zo groot als van het cost-plus scenario. Een dergelijke verschuiving is natuurlijk niet zonder risico. In dit voorbeeld heeft het contract bijna het hele eerste jaar een negatief rendement. Of dat een acceptabel risico is hangt af van de specifieke situatie.

Fictieve aanneemsom

Een geliefd instrument om aanbieders vergelijkbaar te houden bij projectenmantels is de fictieve aanneemsom. Bij beginnende commercianten beginnen dan soms de eurotekens op het voorhoofd te knipperen, maar vaak dringt al snel het besef door dat het niet meer is dan een weging van de verschillende prijselementen die aan een leverancier gevraagd worden. Vaak kiest de opdrachtgever voor wegingen die zo goed mogelijk overeenkomen met zijn verwachting van de invulling van het contract, maar het loont toch de moeite daar kritisch naar te kijken. Als de opdrachtgever veel belang hecht aan iets waarvan je als leverancier inschat dat dat nauwelijks voor zal komen, kun je daar je voordeel mee doen door deze items scherp te prijzen en daarmee voordelig uit te komen in de vergelijking.

 

Gecombineerde prijselementen

Opdrachtgevers willen liefst zo veel mogelijk ontzorgd worden. Laat de leverancier zich druk maken over zijn vak, dan kan de opdrachtgever zich zoveel mogelijk richten op zijn primaire proces. Een opdrachtgever is dan ook gebaat bij een zo overzichtelijk mogelijk afrekenmechanisme dat dan ook nog eens goed aansluit bij zijn gevoel voor klantwaarde. Als leverancier zullen we moeten wennen aan zaken als "prijs per functiepunt" voor innovatie en "pay per use" voor gebruik en beheer.

Dergelijke afrekenmodellen zijn voor veel leveranciers nog een uitdaging, omdat de eenheden die de opdrachtgever wenst te hanteren niet de eenheden zijn waarop bij de leverancier de kosten worden gemaakt. Om hier een goede prijs te kunnen vragen moet je als leverancier een beeld hebben van de te verwachten scenario's en hierop de prijs te baseren. Als je dit goed in de vingers hebt, kun je scherp aanbieden. Zo niet, dan kan dat een kostbaar verhaal worden. Ook zul je hier als leverancier soms geduld moeten hebben als de eerste projecten boven de lijn blijken te liggen.

Strategisch prijzen

In aanbestedingsland is dit bijna een verboden woord, maar toch is het de basis van iedere slim geprijsde aanbieding. Door te kijken welke elementen veel of weinig waarde hebben en welke elementen veel of weinig geleverd zullen worden kun je daar met de pricing op inspelen. Op elementen die veel gevraagd worden en veel waarde vertegenwoordigen wil je een goed rendement maken. Op elementen die weinig waarde hebben en weinig gevraagd worden is een minimaal rendement voldoende, Hierdoor kunnen een lage prijs en een gezond financieel rendement samengaan.

 

Aanbestedingen zien als spel

Hoewel aanbestedingen zeer serieuze aangelegenheden zijn, is het toch verstandig om ze te benaderen als een spel. Ze hebben regels, door de opdrachtgever bepaald, waar iedere speler zich aan moet houden. Niets verbiedt je om daarbij eigen ervaring te gebruiken over hoe concurrenten hun weg vinden in het doolhof. Die informatie heb je verkregen uit eerdere aanbestedingen waar je die zelfde concurrent bent tegengekomen of uit personele inzet of minicompetities binnen een mantelcontract.

Je moet dus niet alleen zelf het spel spelen, maar ook bijhouden wat de andere spelers doen, net als in een echt spel.

 

De presentatie bij dit verhaal is te vinden op mijn Slideshare account.