Goed begroten is een vak. Daarom wordt begroten vaak overgelaten aan seniore teamleden of gespecialiseerde eenheden als een Pricing Office. Dat werkt heel goed in de traditionele vorm waarin projecten eerst ontworpen en vervolgens gerealiseerd worden. Dat klinkt wel als vakmanschap, maar niet echt als plezier. Binnen Agile projecten wordt vakmanschap en plezier gecombineerd om te komen tot een goed projectresultaat.
Steeds meer projecten worden Agile uitgevoerd. De hoofdlijnen zijn dan vooraf wel bekend, maar de details worden iteratief in sprints uitgewerkt en gerealiseerd. In Agile projecten draait alles om snelheid, ook als het gaat om het begroten van de komende sprint. Begroten in een Agile team gaat heel efficiënt als alle betrokkenen met hun eigen specifieke kennis gezamenlijk een expertschatting maken. Klinkt als oerhollands polderen. Het nadeel van polderen is alleen dat het lang kan duren en niet iedereen evenveel inspraak krijgt. Dat kost dus zowel snelheid als kwaliteit. Weg vakmanschap en nog steeds geen plezier te bekennen.
De oplossing heet planningpoker en is een heel plezierige manier om je werk te doen. Planningpoker wordt gespeeld met speciale kaarten die genummerd zijn vanaf 0 en met steeds grotere sprongen naar de 100 gaan. De spelregels zijn eenvoudig. Een te begroten onderdeel wordt uitgelegd door een van de teamleden. Iedere speler kiest de kaart die naar zijn of haar mening het beste de zwaarte aangeeft van de oplossing voor dit onderdeel. Dit is een relatieve waarde, dus nog geen schatting in uren, dat vertraagt alleen maar. Als iedereen zijn kaarten gesloten op tafel heeft gelegd, worden deze gelijktijdig omgedraaid. Dit is het moment van de waarheid. Als iedereen dezelfde waarde heeft neergelegd, is dit onderdeel begroot.
Als er verschillen zijn, wordt aan de teamleden die opvallende waarden boden gevraagd naar de achterliggende gedachte bij hun bod. Hierdoor wordt duidelijker met welke aspecten het team rekening moet houden. Gelijktijdig krijgen de teamleden meer begrip voor elkaars taken en invalshoeken en wordt de kwaliteit van de begroting beter. Bij een volgende speelronde over het zelfde onderdeel zullen de waarden dichter bij elkaar liggen. Zo kunnen plezier en vakmanschap hand in hand gaan.
Een praktijkvoorbeeld
De klant heeft bij de demonstratie van het product van de laatste sprint aangegeven dat er teveel fouten gemaakt worden bij de afhandeling, omdat medewerkers niet op tijd zien dat de eindklant openstaande betalingen heeft. De klant vraagt de bedragvelden rood te maken bij een negatief getal. De ontwikkelaar schat dit in als eenvoudig, omdat het op een centrale plaats aangepast kan worden. De tester kijkt vanuit het aantal te testen schermen en verwacht een grote doorlooptijd. Het team kan nu overwegen om risk-based testafwegingen aan de klant voor te leggen. Deze pokert namelijk mee aan tafel. Als de klant het voldoende vindt om alleen een deel van de schermen te testen met de aanname dat alle schermen op dit punt correct zullen zijn, kan vanuit deze keuze verder worden gespeeld.
Het team speelt met deze informatie opnieuw een ronde. De ontwikkelaar maakt zijn waarde hoger, omdat hij nu de testinspanning meeweegt. De tester kiest nu een lagere waarde, omdat niet alle schermen getest hoeven te worden. Zo komt het team tot een gezamenlijke inspanning waaraan ze zich kunnen en willen committeren. De business en IT werken op deze manier samen aan het creëren van zoveel mogelijk business waarde.
Dit artikel is eerder verschenen in de Itegos van november 2009.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten