Budgetoverschrijding of begrotingstekort

In de pers verschijnen er geregeld berichten over budgetoverschrijdingen van IT-projecten. De teneur is veelal dat omvangrijke projecten gewoon niet in de hand te houden zijn en dat budgetoverschrijdingen er kennelijk bij horen. De belangrijkste bron van dit soort berichtgeving is de reeks aan CHAOS-rapporten die onderzoeksbureau Standish jaarlijks samenstelt. Eén belangrijk aspect wordt in dit soort onderzoeken systematisch over het hoofd gezien: het tekort aan kwaliteit van de oorspronkelijke begroting.

Ik ben mijn werkzame leven ver buiten de IT begonnen, namelijk op een ingenieursbureau dat zich bezighield met de voorbereiding van één van de grootste infrastructurele werken sinds de Deltawerken, de aanleg van de Betuweroute. Van deze spoorlijn van 160 kilometer tussen het Rotterdamse havengebied en de Duitse grens bij Zevenaar wisten rekenaars al voordat de eerste meter spoor was aangelegd dat de totale kosten aanzienlijk hoger zouden zijn dan de bedragen waar in de politiek over werd gedebatteerd. Waren hun inzichten gebruikt als oorspronkelijke budgetraming, dan was de uiteindelijke budgetoverschrijding veel kleiner uitgevallen. Of de Betuweroute was er nooit gekomen.

Beheersbaar

Toen ik me een aantal jaren later ging bezighouden met het begroten van IT-projecten bleek dat daar soms ook op een vergelijkbare manier begroot werd. Inmiddels heb ik voldoende projecten langs zien komen die eigenlijk al het stempel ‘mislukt’ hadden moeten hebben voordat ze van start gingen. Als het probleem niet uniek is voor de IT, dan kunnen we ook kijken naar oplossingen die buiten de IT hebben geholpen dit probleem beheersbaar te maken.

Eén van die oplossingen is het gebruik maken van de Basis of Estimate die is ontwikkeld door de Nesma, een van oorsprong Nederlandse kennisclub rondom het meetbaar maken van IT-projecten. Zij hebben de principes die zijn ontwikkeld door de AACE (Association for the Advancement of Cost Engineering) voor de bouw en procesindustrie vertaald naar de IT. Als je de aspecten van de Basis of Estimate loslaat op minder succesvolle projecten, dan wordt al snel duidelijk dat een aantal cruciale aspecten van deze projecten niet of onvoldoende ingevuld te zijn. Dit maakt de Basis of Estimate een aardige voorspeller voor de haalbaarheid van een project.

Een andere aanpak is om een begroting naast vergelijkbare projecten uit het verleden te leggen om vast te stellen hoe dit zich met elkaar verhoudt. Nu zijn resultaten uit het verleden geen garantie voor de toekomst, maar zeker grote IT projecten zijn echt niet veel sneller of goedkoper dan een aantal jaar geleden. Als een begroting dat wel voorspelt, is er een goede reden om als opdrachtgever kritische vragen te stellen en een budgetoverschrijding voor te zijn. METRI heeft van veel projecten inzicht in de werkelijke kosten en kan op basis daarvan een uitspraak doen of de begroting te kort door de bocht is of realistisch. Daarmee kunnen we een belangrijke risicofactor voor budgetoverschrijding uit de wereld helpen.