Succesvolle IT-projecten bestaan echt

Doordat mislukte IT-projecten regelmatig de krant halen, lijkt het onmogelijk om succesvolle

IT-projecten uit te voeren.

 

Het is waar dat er nog steeds (te) veel IT-projecten de eindstreep niet halen, maar er zijn er genoeg die succesvol worden afgerond en juist daar kunnen we veel van leren. Daarom heb ik eens teruggekeken en heb ik een aantal observaties die kunnen helpen om nog meer IT-projecten succesvol te laten zijn.

Succesvolle IT-projecten bestaan namelijk echt!

Laten we bij het begin beginnen, want uit veel analyses blijkt dat daar vaak al de kiem gelegd wordt van het succes, of van het ontbreken ervan. Een eerste vaststelling is dat pure IT-projecten heel erg zeldzaam zijn. Een organisatie wil iets veranderen of verbeteren en heeft daar IT voor nodig. Hoewel de bijdrage van IT steeds groter wordt is deze vrijwel nooit 100 procent. Hoe goed het IT-project ook is uitgevoerd, het is pas succesvol als de volledige verandering of verbetering succesvol is.

Een succesvol IT-project heeft zicht op de omgeving waar het onderdeel van is. Zelfs als opdrachtgevers expliciet vragen om een strakke focus op het IT-project heb je meer kans op een succesvol project als je zicht houdt op de hele omgeving.

Een IT-project bestaat niet

Zoals gezegd zijn pure IT-projecten zeldzaam. Daarom is het ook goed om de financiële impact van het IT-project op een succesvolle verandering of verbetering in de organisatie in beeld te hebben. Als een project langer duurt of meer kost dan oorspronkelijk begroot is een aanpassing van de scope een veel gehanteerde middel om het project binnen de afgesproken tijd en geld te houden. Vanuit de IT is dit goed te begrijpen.

Toch is dit voor de organisatie niet altijd de beste oplossing, omdat de business case van de totale verandering of verbetering gebaseerd is op de volledige scope van het IT-project. Voor de totale organisatie kan een latere en/of duurdere oplevering weleens een succesvollere oplossing zijn dan dat je een project oplevert met een beperkte scope.

Carol Dekkers vergeleek in één van haar blogs een veel voorkomende praktijk in het begroten van IT-projecten met geblinddoekte wetenschappers die onderzoek doen naar de aard en de omvang van een olifant. Vooral de impact van verminderde functionaliteit op het geheel wordt hier wel pijnlijk duidelijk:

• met te korte speren kan de olifant minder goed overweg met obstakels
• met een kleinere slang krijgt de olifant zijn eten niet meer naar binnen
• met kleinere ventilatoren kan de olifant zijn bloedbaan onvoldoende koelen
• met een te korte boom loopt de olifant mank
• met een te zachte muur is de olifant niet meer beschermd tegen de elementen
• met een te kort touw kan de olifant zich de insecten lastig van het lijf houden

Een IT-project dient een (hoger) doel

Een IT-project levert een bijdrage aan een verandering of verbetering in de organisatie. Dat is het echte doel. Als dat doel verandert moet je je afvragen of het project nog zin heeft. Op tijd stoppen levert de organisatie een beter resultaat dan tegen beter weten in het project afmaken. Als het hogere doel helder is, zijn onduidelijkheden in requirements makkelijker op te lossen en is prioriteit in de backlog helder.

Bij kleinere projecten ligt het hogere doel vaak dichterbij dan bij grotere projecten. De relatie tussen het IT-project en de gewenste verandering of verbetering is dan goed zichtbaar. Daarom zijn kleine projecten ook vaker succesvol dan grote.

Een IT-project heeft een echte eigenaar

Bij veel IT-projecten wordt de eigenaar van het product of de dienst waar het project een bijdrage levert de opdrachtgever van het IT-project. Daarbij wordt vaak niet gekeken of deze persoon wel voldoende tijd heeft of de juiste skills en competenties bezit om opdrachtgever te zijn. Hij moet voldoende invloed en mandaat hebben om te kunnen besluiten of besluitvorming tot stand te brengen, hij moet tussen de organisatie en het project betrokkenheid kunnen creëren en resultaatgericht zijn. Dit is iets heel anders als het managen van de dagelijkse operatie rondom een product of dienst. Bij succesvolle IT-projecten is de opdrachtgever in staat om het opdrachtgeverschap te combineren met lijnmanagement, of is er een speciale opdrachtgever aangesteld met voldoende invloed en mandaat met alleen focus op het gewenste resultaat.

Een IT-project heeft focus

Succesvolle IT-projecten leveren de belangrijkste dingen eerst en extra zaken later. Een reden waarom sommige projecten niet succesvol zijn is dat er te veel tijd gaat zitten in het werkend krijgen van functionaliteit die weinig impact heeft op de bedrijfsvoering. Moeten alle mogelijke uitzonderingsgevallen worden geautomatiseerd of is het acceptabel dat je complexe zaken in een aparte stroom door menselijke specialisten laat afhandelen? Succesvolle IT-projecten maken gericht gebruik van de tachtig/twintig regel en leveren eerst de belangrijkste functionaliteit op.

Dat hoeft niet per se Agile. Voor processen of diensten met een lange doorlooptijd kun je gericht beginnen met het realiseren van de invoer- of bestelmodule. Vervolgens kun je zonder tijdsdruk complexe koppelingen met de rest van het applicatielandschap maken.

Een IT-project heeft materiekennis

Succesvolle IT-projecten hebben niet alleen zicht op hun omgeving, maar hebben ook kennis van die omgeving. Om die kennis in het project te krijgen zijn verschillende aanvliegroutes mogelijk. Een proactieve opdrachtgever kan zijn IT-projecten goed voorbereid op weg helpen door een gedegen business case op te stellen, waarin relevante materiekennis wordt meegegeven. Als de opdrachtgever dat niet doet, kun je in de startfase van een IT-project de relevante materiekennis modelleren, zodat je project kennis heeft van zijn omgeving. De meest toegepaste aanvliegroute is om te werken met mensen die de omgeving van je project kennen. Hoe je het ook regelt, met voldoende materiekennis wordt de kans op succes een stuk leuker.

 

Dat brengt me bij de laatste waarneming. Uit onderzoek blijkt namelijk dat leuke projecten goed zijn voor zowel het werkplezier als voor een kwalitatief beter resultaat:

Een IT-project is leuk

Door de Software Improvement Group is recent onderzoek gedaan naar de relatie tussen de kwaliteit van het teamwork en de effectiviteit en efficiëntie van de teams. In dit onderzoek zijn 29 teams met in totaal 199 teamleden uit achttien verschillende organisaties onderzocht. Hieruit bleek dat er een relatie bestaat tussen goed functionerende teams en betere resultaten.

 

Probeer het zelf eens uit. Neem een succesvol en een niet succesvol IT-project in gedachten en loop de bovenstaande punten maar eens na. Ik lees graag je reactie.

Een eerdere versie van dit artikel is verschenen op de website van Computable.